El problema de los monos
¿Qué es un mono? El mono es la acción a tomar para resolver un problema.
Imagina esta situación: vas a dar una conferencia, en el corredor te encuentras con uno de tus ayudantes y te dice:
“Buenos días, jefe, tenemos un pequeño problema, ¿Puede darme un momento?”.
Tu dices que sí, te detienes y lo escuchas. Te metes en la conversación. Miras tu reloj, ves que ya pasaron 15 minutos y la reunión a donde ibas está a punto de comenzar.
Ya sabes lo suficiente sobre el problema para asumir la responsabilidad, pero no lo suficiente para tomar una decisión. Le respondes al empleado que es un asunto importante, pero que ahora tienes que ir a una reunión y que lo llamarás después. Fin de la conversación.
Ahora tú cargas al mono
Debes haber notado lo que acaba de suceder. Antes de la reunión, el mono o el problema estaba colgado de la espalda de tu empleado ¿Sabes lo que pasó después de mencionar que le llamarás más tarde? El mono saltó a tu hombro. El empleado dejó de preocuparse, y se fue tranquilo a hacer sus cosas. El se siente libre, ahora eres tú quien tiene el mono.
Supongamos que resolver el problema era el trabajo del empleado, tu aporte podría haber sido proponer algunas soluciones, pero tú no solo asumiste la responsabilidad del mono, sino que también prometiste llamarlo, y proporcionar una solución. Hubo un cambio de roles.
Sin darnos cuenta, todos estamos rodeados de monos. En la vida, en el trabajo, en la empresa... Son las acciones que debemos tomar para resolver los problemas.
¿Cómo es posible que algunos gerentes nunca tienen tiempo, mientras que los empleados pasan relajados en el Facebook? Definitivamente no podemos administrar mejor nuestro tiempo si lo gastamos en tareas inadecuadas.
Si queremos ayudar a alguien, debemos darle la caña de pescar, en lugar del salmón servido en el plato.
Resolver los problemas de los demás te causa impotencia, y finalmente, te causa daño.
Tenemos 4 reglas para tratar con los monos:
Regla 1: Monos con una descripción
Todos los monos deben tener una descripción que defina qué decisiones y acciones son necesarias para resolver dicho caso. Recuerda que el mono no es solo un problema, sino una acción que debe tomarse.
Las descripciones pueden tener varias formas, por ejemplo:
Preparar un proyecto en dos variantes, enviar una propuesta de venta basada, o recopilar datos adicionales sobre un producto y preparar una presentación de ello.
Preparar una descripción deja la iniciativa del lado del empleado y no del gerente. Así, el gerente no tiene que participar en la tarea, y puede cuidar de sus propios monos.
En la mayoría de los casos, la descripción del problema ya contiene el primer paso que debe realizar un empleado. Este primer paso suele ser el más difícil, pero después de cruzar esta barrera, el empleado avanza.
Puede suceder que durante la conversación sobre el problema el tiempo se agote (como en nuestro ejemplo al inicio). En este preciso momento es cuando se decide quién cuidará al mono. Puedes decirle al empleado: "Hablaremos de eso mañana, mientras tanto piensa en posibles soluciones". No te preocupes por el mono, a él no le importa quien lo cuide.
Regla 2: Todo mono tiene su dueño
Naturalmente, la gente se preocupa por las cosas que les pertenecen. Si no le indicamos a alguien la responsabilidad de resolver un problema, nadie se hará cargo de él.
Ten en cuenta que cada mono debe estar en el nivel organizativo más bajo. Tú solo tienes que responsabilizarte de los problemas que solo tú puedes resolver.
Debes saber que cada mono escala toda la jerarquía de la organización. Para enseñar a las personas a ser responsables, todo lo que necesitas hacer es darles la responsabilidad.
Imagina que uno de los empleados te está diciendo: "Jefe, tenemos un problema..." ¿Tenemos? Si ese ''tenemos'' significa ''él y tú'', puedes responderle:
“Este problema existe, pero no es nuestros. Es mio, o es tuyo. Primero debemos determinar el pronombre correcto. Si el problema resulta ser mío, cuento con tu ayuda. Si resulta ser tuyo, puedes contar con mi apoyo, pero sigue siendo sólo tuyo".
El empleado debe saber que el mono tiene un solo dueño, y antes de entregártelo, deberá demostrar que es responsabilidad tuya, no de él. Si es así, te llevas al mono sin dudarlo. Decir "tenemos un problema" significa que el mono ya está con una pata en tu hombro.
Regla 3: El mono debe tener un seguro
Poner la iniciativa en manos de tus subordinados te brinda un beneficio en forma de tiempo, y el empleado estará satisfecho si logra el éxito. PERO, no nos engañemos. El precio para estos beneficios será asumir un mayor riesgo. Los empleados van a cometer errores.
Sin embargo, la póliza de seguro garantiza que la organización puede pagar los costos de estos errores. Tenemos dos pólizas de seguro para monos:
1. Información antes de la acción.
La primera póliza proporciona seguridad para los monos más grandes (como King Kong), es decir, tareas de alto riesgo. Si el error de un empleado puede causar altos costos o convertirse en un desastre entonces debes usar esta póliza.
Un desastre puede ser, por ejemplo, tu despido.
En tales casos, requiere que los subordinados esperen tu aprobación para las acciones propuestas. No tienen permiso de implementar dichas actividades sin tu consentimiento.
2. Operación antes que la información.
La segunda póliza es para el cuidado de los monos. Los subordinados pueden cuidar ellos solos, de sus monos. El empleado toma una decisión, trabaja y te informa de los resultados. Esto ahorra tiempo y deja la iniciativa de su lado. Pero sin duda, tenemos más riesgo en esta póliza.
Tú decides el tipo de póliza, pero, por supuesto, los subordinados también deben compartir sus sugerencias.
Regla 4: Alimenta y controla al mono
El mono, como cualquier animal, puede enfermarse, por lo que debe ser examinado rutinariamente de vez en cuando.
Si durante el examen surge algún problema imprevisto, debe eliminarse de inmediato. Y si no hay problemas, debes elogiar al protector del mono y fijar otra fecha para la inspección. Es importante distinguir entre controlar a los monos y controlar a las personas.
Así que si todo está bien, elogia al empleado y brindarle tus consejos. El resultado es que pronto aprenden a controlar su progreso y aumentar su eficacia. El manejo adecuado de los monos elimina la necesidad de manejar a las personas.
Estas fueron las 4 reglas para tratar con los problemas de los demás. Son basados en un libro que habla de un gerente cansado y rodeado de una manada de monos, llamado El nuevo mánager al minuto.